Administrativo/a de gestión

VIVO es una empresa de ingeniería ubicada en Vitoria-Gasteiz, especializada en el desarrollo de proyectos de plantas industriales, asistencia técnica y dirección de obra. Somos una empresa técnica, dinámica y en crecimiento. Buscamos incorporar una persona organizada, resolutiva y con iniciativa para reforzar el área administrativa, apoyar a gerencia y mejorar la gestión interna mediante herramientas digitales e inteligencia artificial. El puesto estará centrado en la gestión administrativa de la empresa, el control de información en Holded y el seguimiento de facturación, cobros, pagos, horas, vacaciones, documentación laboral y organización interna. Buscamos una persona con mentalidad digital, que utilice de forma habitual herramientas de IA para automatizar tareas, preparar documentación, ordenar información, mejorar procesos y facilitar el trabajo diario del equipo. FUNCIONES PRINCIPALES Administración y gestión interna: Gestión y control diario de la información administrativa en Holded. Registro, control y archivo de facturas emitidas y recibidas. Seguimiento de pagos, cobros, vencimientos y gastos. Control de horas imputadas a proyectos. Recopilación y envío de documentación a gestoría. Apoyo en nóminas, contratos, vacaciones, ausencias y documentación laboral. Conciliaciones bancarias y apoyo en previsión de tesorería. Organización documental y mantenimiento de archivos internos. Apoyo en la búsqueda, gestión y justificación de subvenciones, ayudas públicas y documentación asociada. Digitalización, IA y mejora de procesos: Uso habitual de herramientas de IA como ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude u otras similares. Organización y resumen de correos, documentos, informes y comunicaciones internas. Preparación de borradores de emails, actas, informes, tablas y documentación de apoyo. Apoyo en seguimiento de tareas, prioridades y plazos. Propuesta de mejoras para automatizar tareas repetitivas y reducir trabajo manual. Apoyo puntual al área comercial y marketing: Actualización de bases de datos de clientes, oportunidades y contactos. Apoyo en preparación y seguimiento de ofertas comerciales. Organización de documentación comercial, presentaciones, fichas de proyectos y plantillas corporativas. Apoyo puntual en contenidos para web, LinkedIn o comunicaciones internas. REQUISITOS Formación en Administración, Finanzas, Gestión Administrativa, Secretariado, ADE, Comercio, Marketing o similar. Experiencia previa en tareas administrativas, contables o de apoyo a dirección. Buen manejo de Holded o experiencia con otros ERP, CRM o herramientas de gestión similares. Buen manejo de Excel, Word, correo electrónico y herramientas digitales. Uso habitual de herramientas de inteligencia artificial aplicadas al trabajo diario. Capacidad de organización, orden documental y seguimiento de tareas. Buena comunicación escrita y verbal. Persona proactiva, responsable, discreta y autónoma. SE VALORARÁ Experiencia en gestorías, asesorías, empresas de ingeniería, arquitectura, construcción o servicios técnicos. Experiencia en ofertas, licitaciones, subvenciones o documentación técnico-administrativa. Conocimiento de CRM, herramientas de automatización, Microsoft 365, Notion o similares. Interés por la digitalización, la IA aplicada y la mejora continua. OFRECEMOS Contrato laboral indefinido. Jornada completa. Salario bruto anual entre 22.000 € y 26.000 €, según experiencia y perfil. Horario de mañana, con flexibilidad de entrada y salida. 23 días laborables de vacaciones. Ubicación céntrica, con buen acceso en transporte público y sin necesidad de vehículo propio. Convenio colectivo del sector de empresas de ingeniería y oficinas de estudios técnicos.